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畢業(yè)生們,關(guān)于檔案那些事,你一定要知道!
政策法規(guī)
2021-02-23    作者:百城招聘網(wǎng)    來源:百城招聘網(wǎng) 92997

無論是就業(yè)、創(chuàng)業(yè)還是留學(xué),即將離開校園的你,對自己的檔案可得上心!檔案里都有哪些材料?畢業(yè)后檔案能在學(xué)校留存多久?萬一丟了怎么辦?關(guān)于檔案,這些你應(yīng)該知道!

 

什么是畢業(yè)生的人事檔案

畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來,是指畢業(yè)生畢業(yè)后,在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證,然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)。

這時的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案,它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議,然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證后的檔案。

 

學(xué)生檔案內(nèi)有哪些材料

 

主要包括兩部分材料:

(1)高中檔案材料:入團(tuán)志愿書、高中畢業(yè)生登記表、高考報名登記表、體檢表、高考志愿表等;

(2)大學(xué)檔案材料:入學(xué)登記表、畢業(yè)生成績單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生登記表、報道證、在校期間獎勵、表彰及其他有關(guān)須裝檔的材料等。

 

學(xué)生檔案有什么作用

學(xué)生檔案對于個人來說,無論是就業(yè)、工作調(diào)動、辦理戶口、出國政審、職稱評審、工資調(diào)整,還是入黨(團(tuán))以及離退休手續(xù)的辦理、各項證明的出具等等,都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

 

畢業(yè)生填寫地址要注意什么

 

畢業(yè)生與用人單位簽約時,應(yīng)詢問清楚用人單位的性質(zhì):如果是國家機(jī)關(guān)、國有企業(yè)事業(yè)單位,它們是有人事管理權(quán)的,可以接收檔案;而其它各類非公有制單位、民營機(jī)構(gòu)一般是無人事管理權(quán)的,要通過人才交流中心或其他公共服務(wù)機(jī)構(gòu)來接收檔案。

 

畢業(yè)生應(yīng)在簽訂的《就業(yè)協(xié)議書》的檔案接收詳細(xì)地址一欄填寫詳細(xì)地址+單位名稱+具體接收部門,各學(xué)院就按上面的地址上報招生就業(yè)處供其編制派遣方案,檔案館再根據(jù)派遣方案郵寄檔案,當(dāng)接收地址與單位不一致時,統(tǒng)一按接收地址寄出;未簽訂《就業(yè)協(xié)議書》的學(xué)生,檔案將寄回生源地。往年有學(xué)生因地址填寫錯誤導(dǎo)致檔案無法寄出,影響自己就業(yè)報到、工資待遇、升學(xué)錄取等。

 

畢業(yè)生如何對待自己的檔案

(1)高度重視,了解相關(guān)的檔案知識。

(2)畢業(yè)時,抓緊辦理就業(yè)報到證,將檔案放在就業(yè)單位檔案管理部門,或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。


建議未就業(yè)時將檔案放在人才交流中心托管

根據(jù)國家相關(guān)政策,規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的,其檔案可免費由學(xué)校保存兩年。為此,有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費保存,就無須再由人才交流機(jī)構(gòu)托管了。

在這兩年里,學(xué)校只是保存檔案,不會添加這兩年你工作的檔案記錄,如你的轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等。按國家政策規(guī)定,大中專畢業(yè)生畢業(yè)(以報到證人事部門簽署日期為準(zhǔn))一年后,即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正定級;本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年(以報到日期計)、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱,由所在單位人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。

由此可見,學(xué)校保存檔案只是存放檔案,起不到其他作用。



人才交流中心提供的服務(wù):

(一)負(fù)責(zé)人事檔案關(guān)系接受、調(diào)出相關(guān)手續(xù);

(二)辦理畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級;

(三)檔案工資的晉級;

(四)職稱晉升申報;

(五)辦理落戶手續(xù);

(六)出具身份證明、落戶證明、購房工齡證明、計劃生育證明、出國政審等;

(七)代收代繳養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、代辦醫(yī)療保險手續(xù)等。 


為什么不建議將檔案留存學(xué)校

盡管國家規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到工作,其檔案可免費由學(xué)校保管兩年,但是很多同學(xué)畢業(yè)后就忘了檔案,等到要用的時候發(fā)現(xiàn)檔案已經(jīng)過期,回學(xué)校可能就找不到了。

 

學(xué)生檔案是如何轉(zhuǎn)遞的

學(xué)生檔案對畢業(yè)生而言很重要,主要通過EMS渠道郵寄、學(xué)校派專人送達(dá)、用人單位憑有關(guān)證明材料派專人領(lǐng)取等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)接,不允許由郵局普通、掛號郵寄等方式轉(zhuǎn)遞,更不允許個人自帶和請人代領(lǐng)

 

畢業(yè)生如何追蹤自己的檔案

畢業(yè)生檔案郵寄地址按照就業(yè)報到證左上角地址或調(diào)檔函(原件)顯示單位(加蓋公章)即紅章地址郵寄。有嚴(yán)格的交接簽收程序,一般情況下不會遺失。

畢業(yè)生應(yīng)主動盡快到EMS查詢檔案是否寄到該單位。查詢時限一般為一年,超過一年EMS不再辦理檔案查詢業(yè)務(wù)。

 

什么是報到證?有什么作用?

《報到證》由原來《派遣證》轉(zhuǎn)化而來,全稱為《全國普通高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)通知書》(簡稱報到證)。

其作用是:

(一)畢業(yè)生到就業(yè)單位報到的憑證和依據(jù)。

(二)畢業(yè)生參加工作時間的初始記載和憑證。

(三)調(diào)檔憑證。畢業(yè)生到就業(yè)單位報到時,須持《報到證》(藍(lán)頁)。學(xué)校相關(guān)部門依據(jù)《報到證》為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞、組織關(guān)系轉(zhuǎn)移和戶籍遷移等手續(xù),就業(yè)單位所在地公安部門憑《報到證》為畢業(yè)生辦理落戶手續(xù),就業(yè)單位憑《報到證》為畢業(yè)生辦理相關(guān)工作手續(xù)。

(四)對自主創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生可憑《報到證》到有關(guān)部門辦理減免有關(guān)稅費手續(xù)。

(五)畢業(yè)生到非國有單位就業(yè)時辦理人事代理手續(xù)的憑證。

(六)畢業(yè)生就業(yè)的證明。

(七)干部身份證明。


畢業(yè)生怎樣辦理報到證

在學(xué)校就業(yè)系統(tǒng)登記畢業(yè)去向,辦理離校手續(xù)時由學(xué)院統(tǒng)一發(fā)放。



畢業(yè)生怎樣調(diào)轉(zhuǎn)檔案

畢業(yè)生必須憑報到證或調(diào)檔函辦理調(diào)檔手續(xù)方可調(diào)檔。

(一)憑報到證調(diào)檔:報到證左上角地址即為發(fā)檔地址;

1、考取國家公務(wù)員調(diào)檔:憑錄用文件辦理報到證,然后再調(diào)檔;

2、大學(xué)生村官、招教、選調(diào)生等情況調(diào)檔:憑調(diào)檔函或憑就業(yè)協(xié)議書辦理報到證,然后調(diào)檔;

(二)憑調(diào)檔函調(diào)檔:調(diào)檔函(原件)顯示單位(加蓋公章)即為發(fā)檔地址;

考取外校研究生調(diào)檔

1、應(yīng)屆生調(diào)檔,等畢業(yè)材料齊全后憑調(diào)檔函直接調(diào)檔(檔案寄往考取學(xué)校要求的地址);

2、請在就業(yè)系統(tǒng)網(wǎng)詳細(xì)登記學(xué)院、姓名、學(xué)號、班級、聯(lián)系方式和檔案寄往的詳細(xì)地址。


來源:共青團(tuán)中央、中華全國學(xué)聯(lián)、人民日報

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